Wir schützen Ihre Daten und wollen Sie hier ausführlich informieren. Diese Erklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (unsere Verarbeitungsätigkeit im Sinne der Datenschutzgrundverordnung).

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Kunden, Partner, Interessenten und potentielle zukünftige Kunden und Partner, sowie deren gesetzlicher Vertreter. 

Mit wem arbeiten wir zusammen?

• Personenbetreuer/-innen
• Österreichische Fachkräfte
• Steuerberater
• Behördern und Ämter: WKO, BH, Magistrat, FA, Wohnsitzämter, Sozialministeriumservice
• Hausärzten
• Krankenhäuser (Entlassungsmanager/-innen)

Womit arbeiten wir?

• Computer
• Open Office (Textverarbeitung und Tabellenkalkulation)
• Adobe PDF Reader
• Aktenordnersytem
• Datenblätter für Personenbetreuer/-innen
• Online-Kontaktformular
• Online-Banking
• Emails (1und1.de Webmailer)
• Telefon
• Rechnungsformulare
• Pflegevisitenprotokolle
• Erstberatungsprotokolle
• Strafregisterauszüge der Personenbetreuer/-innen
• Unterschriften
• §13 Formular für die Gewerbeanmeldung
• Verträge und Vereinbarungen inklusive Beilagen
• Internetauftritt als Erstinformation
• Flyer und Visitenkarten für allgemeine bzw. persönliche Kontaktaufnahme
• Arbeitsverzeichnis (zur Abbildung der Tätigkeiten im Sinne der DSGVO). Beinhaltet: Stammdaten unseres Unternehmens, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Logbuch Datenschutz, Status der Verarbeitungstätigkeiten, spezielle Infos, Übersicht der Datenanwendungen, Datenanwendungen Dritter (Behörden etc.), Zugriffsliste IT, organisatorische Maßnahmen intern, technische Maßnahmen, organisatorische Maßnahmen extern

Die notwendige schriftliche Dokumentation für die Betreuung bzw. Pflege stellen wir Ihnen zur Verfügung und verbleibt bei Ihnen! Sie beinhaltet:

• Datenblatt mit personenbezogenen Daten zur betreuenden Person und Angaben zu Hausarzt und Fachärzten
• Anamnesebogen
• Pflegeplanung
• Bewegungsplanung
• Handzeichenblatt
• Haushaltsliste
• Leistungsnachweise
• Berichtblätter
• Medikamentenblätter
• Wunddokumentation
• Ein- und Ausfuhrkontrolle
• Vitalzeichenblätter
• Pflegevisitenprotokolle

All diese schriftlich erfassten Informationen verbleiben bei den zu betreuenden Personen und sind bei uns nicht gespeichert! Ausnahme: Die Pflegevisitenkontrollblätter werden laut Gewerbeverordnung auch von uns archiviert.

Wer ist verantwortlich?

Für die Speicherung und Sicherheit Ihrer Daten ist Herr Gerald Bigler verantwortlich. 

Von wem speichern wir personenbezogene Daten?

Wir speichern von unseren Kunden/Auftraggebern bzw. von den zu betreuenden Personen und von den von uns vermittelten Personenbetreuer/-innen personenbezogene Daten. Selbstverständlich speichern wir auch personenbezogene Daten von Mitarbeiter/-innen und Lieferanten/Partnern (selbständige oder freiberuflich tätige Diplomfachkräfte), die für uns Dienstleistungen bei unseren Kunden erbringen. 

Welche Daten werden gespeichert?

Titel, Vor- und Nachname der zu betreuenden Person,

Geburtsdatum der zu betreuenden Person,

Versicherungsnummer der zu betreuenden Person,

Versicherungsanstalt der zu betreuenden Person,

Kontakt Vertrauensperson der zu betreuenden Person,

Pflegestufe der zu betreuenden Person,

Datum des Pflegebescheids,

Anschrift und sonstige Adressen der zu betreuenden Person,

Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.) der zu betreuenden Person,

Bankverbindungen, Kreditkartendaten der zu betreuenden Person,

Vorsorgevollmacht,

Vertretungsvollmacht,

Erwachsenenvertreter bzw. Vertretung der zu betreuenden Person,

Vor- und Nachname des Erwachsenenvertreters bzw. Vertretung,

Geburtsdatum des Erwachsenenvertreters bzw. Vertretung,

Anschrift des Erwachsenenvertreters bzw. Vertretung,

Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) des Erwachsenenvertreters bzw. Vertretung,

Vor- und Nachname des Rechnungsempfängers bei Todesfall der zu betreuenden Person,

Anschrift des Rechnungsempfängers bei Todesfall der zu betreuenden Person,

Patientenverfügung der zu betreuenden Person,

Aktueller Allgemeinzustand der zu betreuenden Person,

Pflegebedarf der zu betreuenden Person,

Betreuungsbedarf der zu betreuenden Person,

Allgemeine Gewohnheiten der zu betreuenden Person,

Medikamenteneinnahme der zu betreuenden Person,

Weitere medizinische Angaben der zu betreuenden Person,

Persönliche Ressourcen und Einschränkungen der zu betreuenden Person,

Verwendung von Hilfsmitteln und Heilbehelfen,

Räumliche und sonstige Gegebenheiten des Wohnsitzes der zu betreuenden Person

Weiters:

Adresse und Adresse des Gewerbestandortes von Betreuungsunternehmen,

schriftliche Protokolle der regelmäßigen Pflegevisiten (durchgeführt von Diplomfachkräften).

Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden in Schriftform in einem Aktenordner abgelegt. Ebenso sind zumindest teilweise diese Daten digital auf einem Arbeitscomputer, in Form von erstellten Rechnungen, Zuschuss-Anträgen für die 24h-Betreuung beim Sozialministeriumservice (werden nicht immer bei uns abgelegt!), sonstiger Meldungen bei Ämtern und Behörden und als persönliche Anschreiben gespeichert.

Warum werden diese Daten benötigt bzw. verarbeitet?

Diese Daten werden wie folgt benötigt:  Protokoll der Erstberatung, Für die Anboterstellung, Auftragserstellung/Auftragserfüllung, laufende Verrechnung, Antragstellung für den Zuschuss der 24h-Betreuung beim Sozialministeriumservice, An- Abmeldung des Nebenwohnsitzes der Personenbetreuer/-innen, An- Abmeldung der Gewerbeberechtigung der Personenbetreuer/-innen, Meldung Standortverlegung der Gewerbeberechtigung der Personenbetreuer/-innen, Abklärung der notwendigen Qualifikationen und Voraussetzungen (nur bei Personenbetreuer/-innen und Fachkräften), und ebenso im Rahmen der Aufklärungspflicht gegenüber unseren Kunden und Personenbetreuer/-innen werden diese Daten benötigt.

Daten von Mitarbeiter/-innen werden zum Zwecke der Lohnverrechnung gespeichert, um gesetzliche Bestimmungen gegenüber Finanzamt, Sozialversicherung und sonstigen Behörden einzuhalten.

Wozu werden diese Daten gespeichert, welcher Zweck wird erfüllt?

Zunächst müssen wir Kontakt mit allen Beteiligten aufnehmen und eventuell in Folge halten können. Dann müssen wir unserer Aufklärungspflicht nachkommen und eine Erstberatung durchführen. Danach eventuell ein Anbot erstellen und in Folge einen Auftrag bzw. eine Vereinbarung in Schriftform mit unseren Auftraggebern, mit den Personenbetreuer/-innen und den Fachkräften erstellen. Weiters müssen wir gegebenenfalls einen Antrag auf Zuschuss für die 24h-Betreuung für unseren Auftraggeber einreichen, die Meldungen bei der Wirtschaftskammer und bei den Wohnsitzämtern für die Personenbetreuer/-innen durchführen und Meldungen an die Sozialversicherungsanstalt im Auftrag der Personenbetreuer/-innen weiterleiten. Meldungen an das Finanzamt für die Personenbetreuer/-innen werden grundsätzlich von den Personenbetreuer/-innen selbst durchgeführt (wir unterstützen hier mit Information). Bei den Mitarbeitern/-innen müssen wir Daten zum Zwecke der Lohnverrechnung an unseren Steuerberater und für die Abgabenberechnungen an die Gemeinde weiterleiten.

Wohin gehen diese Daten?

Wenn Sie uns über unser Online-Kontaktformular kontaktieren, dann gehen diese Daten den Weg über Deutschland (Unser Provider ist 1und1.de). Dieser Provider ist ein zuverlässiger Anbieter, der eine SSL-Verschlüsselung der gesendeten Daten bietet (LINK für weitere Infos: https://hilfe-center.1und1.de/hosting/ssl-zertifikate-c10082656/einrichtung-c10085373/was-ist-ein-ssl-zertifikat-a10783560.html). Daten von Mitarbeiter/-innen gehen an unseren Steuerberater und an die Gemeinde Leibnitz bzw. an das Finanzamt.

Werden Sie Kunde, dann gehen Ihre Daten auch an die für Sie zuständige Diplomfachkraft, um die vereinbarte regelmäßige Pflegevisite durchführen zu können. Mit dieser Diplomfachkraft ist ein Auftragsverarbeitervertrag abgeschlossen, um einen gesetzeskonformen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten auch durch diese Person zu gewährleisten. Ebenso benötigen die bei Ihnen tätigen Personenbetreuer/-innen Ihre personenbezogene Daten, um ihren Auftrag erfüllen zu können.

Ihre Daten ergehen auch an sog. "Dritte", mit denen wir keinen Vertrag erstellen (müssen bzw. können): An die Post, um Rechnungen etc. an Sie zu schicken, an die Sozialversicherung und Wirtschaftskammer/Magistrat/Bezirkshauptmannschaft für die Meldungen der Personenbetreuer/-innen, an das Wohnsitzamt für die Meldung der Personenbetreuer/-innen.

Welche Daten müssen wir aufbewahren?

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen im Original aufzubewahren. Wir müssen auch schriftliche Protokolle der Pflegevisiten aufbewahren. Diese Speicherung beinhaltet Ihre personenbezogenen Daten.

Wie lange müssen diese Daten gespeichert werden?

Die Protokolle der Pflegevisiten müssen wir 10 Jahre archivieren. Sonstige personenbezogene Daten, die intern verarbeitet wurden (zB. Rechnungen) müssen wir zumindest 7 Jahre aufbehalten. 

Zugrunde liegt die folgende gesetzliche Bestimmung:
Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2011 bis Ende des Kalenderjahres 2018 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Wie sicher sind diese Daten bei uns?

Ihre Daten sind bei uns sehr sicher. Wir speichern Ihre Daten zum Großteil nur in Schriftform und legen sie in Aktenordner ab. Diese werden in versperrbaren Aktenschränken gelagert. Der Raum wird nur von 1 Person betreten (dem Verantwortlichen Gerald Bigler). Daten, die digital erfasst sind, sind auf einem passwortgeschützten und mit einer Windows-Firewall bzw. einem virengesicherten Arbeitscomputer abgelegt. Ein Risiko von Datenmissbrauch durch Speicherung auf sog. Clouds oder anderen externen digitalen Datenträgern oder im Internet, die duch Dritte verwaltet werden, ist somit ausgeschlossen.

Welches Backup-Konzept haben wir?

Ihre Daten werden auf einem Zweitcomputer, der ebenso passwortgeschützt ist, für die Datenherstellung (im Falle von Datenverlust) temporär gespeichert. Somit minimieren wir das Risiko von Schaden, der Ihnen durch Datenverlust entstehen könnte (zB. Ausstellung von Rechnungskopien auf Anfrage).

Wie werden Daten gelöscht?

Unter Einhaltung aller notwendigen bzw. gesetztlichen Fristen werden danach die schriftlichen Aufzeichnungen in Papierform vernichtet (geschreddert) bzw. digital auf allen internen Datenträgern gelöscht. 

Wer hat welche Rolle bzw. erfüllt welche Rolle?

Verantwortlicher: Gerald Bigler

Auftragsverarbeiter: Steuerberater

Auftragsverarbeiter: DGKS  (Pflegevisiten)

Mitarbeiter: Frau Elisa Pardo Delgado 

Weitere Betroffene: Alle unsere Kunden, Personenbetreuer/-innen die mit uns zusammenarbeiten

Dritte: Post, WKO und sonstige Gewerbeämter, Finanzamt, Wohnsitzämter, Sozialversicherungsanstalt, Sozialministeriumservice

Was ist der Sinn der DSGVO?

Es soll auch für uns Unternehmer das Bewusstsein für einen sensiblen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten gestärkt werden. Mißbrauch soll vorgebeugt, Transparenz für alle Betroffene soll geboten werden.

Welche Daten sind gemeint?

Alle sensiblen personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen gespeichert haben. Besonders genetische, biometrische Daten und Gesundheitsdaten. Diese dürfen nicht frei zugängig gemacht werden und müssen besonders gesichert sein.

Was ist verboten?

Das Arbeiten mit personenbezogenen Daten ist verboten, außer für:

• die Auftragserfüllung
• Online Shops
• die Anboterstellung
• Lieferscheine und Rechnungen
• Direktwerbung an bestehende Kunden
• ein lebenswichtiges Interesse der Betroffenen im medizinischen Bereich
• Kundenanfragen (Bei Anbotablehnung können wir die Daten für eine eventuelle spätere Zusammenarbeit 1 bis 3 Jahre speichern. Das stellt ein berechtigtes Interesse dar). Hierfür ist keine gesonderte Einweilligung von Ihnen notwendig. 

Erst wenn wir Ihre Daten für andere Zwecke verwenden möchten oder müssen, benötigen wir von Ihnen eine gesonderte schriftliche Einwilligung. Einwilligungen können auch jederzeit widerrufen werden!

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Datenauskunft (dafür haben wir 1 Monat Zeit), Berichtigung Ihrer Daten, Löschung Ihrer Daten, Widerspruch, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten, wenn diese in automatisierten Systemen - einer Software - von uns verarbeitet werden (wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht in einem solchen System/einer Software).

Wer ist der Datenschutzkundige in unserem Unternehmen?

Herr Gerald Bigler, Schützengasse 7, 8430 Leibnitz, Tel.: +43 664 4682229, E-Mail: info@fairpflegt.at

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Stand: 24.05.2018

Informationsverpflichtungen nach der DSGVO und dem TKG

Erklärung zur Informationspflicht
(Datenschutzerklärung)
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir
verarbeiten   Ihre   Daten   daher   ausschließlich   auf   Grundlage   der
gesetzlichen   Bestimmungen   (DSGVO,   TKG   2003).   In   diesen
Datenschutzinformationen   informieren   wir   Sie   über   die   wichtigsten
Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.

Kontakt mit uns

Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns
aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der
Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen sechs Monate bei uns
gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.